○課題を解決するための活用
ファイルメーカーのリレーション機能で文書管理
コース５のデータベースでは、今回も桜中学校の橋本さんを講師にファイルメーカーPro８以降に対応した「文書管理システム」を使って研修を行いました。平成18年のコンピュータ研修の時に使った文書管理システムと比較すると、最新バージョンに対応した今回の文書管理システムは新たな機能がたくさん追加されており、参加した会員からは「すばらしい」という感動の声が出るなど、その成熟度に驚かされました。
後半は「文書管理システム」の構成や仕組みについての説明を受けました。とても難しい内容ではありましたが、ファイルメーカーというソフトの奥深さとさらなる可能性を知ることができました。エクセルで作成された文書分類があれば、対応するフィールドに大分類・中分類・小分類等をインポートするだけなので、比較的簡単に自校化できると思います。自治体単位で定められた文書分類があれば、統一した文書管理を行うことも可能でしょう。ただしファイルメーカーPro８以降でなければ動かすことができないため、市町ごとに教育委員会へ導入について働きかけるなど、自治体単位で整備されることが望まれます。
最後に、「おわりに」で講師の橋本さんが「文書管理において重要なことは、あっさりと処分するために、保存が始まる段階で処分する日を決める。最初の分類で悩むよりも、むしろいつ廃棄するかにこだわって整理することを前向きに検討することが必要だ。」と述べていました。パソコンの活用面だけでなく、今後の文書管理にあたってのヒントやポイントを考えることができた研修でした。
［佐藤］
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