6月18日、方部別研究会が開催されました。田村市では、はじめに市事務職員会の連絡なども含め全体会があり、その後各部会に分かれての活動となりました。
詳細は以下の記録のとおりです。
○財務事務検討部会
「財務事務の手引き」の検討
・内容等について
活用状況、活用方法などを把握し、使用してみての意見をメール等で市事務職員に聞く必要がある。
・様式等について
支出伺、購入伺、薬品受払簿、私用電話使用簿などは、内容や事務の流れをある程度市内で統一した方がよいのではということから、７月の夏季研修会時に様式を持ち寄り検討することとする。
○就学援助事務検討部会
昨年度は「就学援助事務の手引き」を作成し、各学校への説明会を開催することができました。まだまだ完成には至りませんが、今年度の就学援助費受給申請から、提示した様式が使用されるようになり、着実に歩みをすすめています。
今回は、市教委の担当者が替わって初顔合わせとなり、新入生の認定を早くできるかどうか話し合いました。入学式以降に申請を行うのではなく、入学説明会等の際（2月頃）に制度の説明を行い、入学式の時点で申請を受け付けることができれば、認定も早まるのではないかと考えているところです。
今後は、特別支援教育就学奨励費交付要綱・要領についての作成をすすめ、次年度からの活用を目指しています。
○学校備品管理検討部会
昨年度中に『備品管理システム』の配布、説明会が終わっていることから、今後は『備品管理システム』入力作業のサポート等、アフターケアを行っていく予定です。現在のところ、入力作業上での疑問点などの話はほとんど出ていませんが、今後対応できるようにしていきたいと考えています。
ここで田村市公立小中学校事務職員会会員の皆様へお知らせです。
「皆様、備品管理システムの入力作業はお済みでしょうか？ 一からの入力はなかなかたいへんなものですが、学校備品管理検討部会では、皆様の入力作業を陰ながらサポートさせていただきます。疑問・質問がありましたら、お近くの部会員までお寄せ下さい。入力作業が終わっている方も、備品管理上の疑問点等についてお知らせいただければ、今後部会で検討していきたいと思います。」
○文書事務検討部会
今回から市教委の担当者に加わっていただき、新たなメンバーでの検討部会となりました。
はじめに市教委側から、「文書取扱規程」「文書取扱要領」が教育委員会で制定されたこと、「供覧印」も６月末に各校に送付される予定であることが説明されました。「文書分類基準表」「編さん基準表」も各校に送付されますので、各校での試行をお願いいたします。皆様からのご意見を参考にさらに検討し、10月末を目安に見直し作業を終了させる予定です。
さらに、旧滝根町の手引きを参考に、21年１月施行に間に合うよう、「学校文書事務の手引（説明・様式編）」を作成いたします。また、年休届、休暇（欠勤）願、復命書の様式についても市内各学校で違うものを使っていることから、統一してほしいという要望もあり、今回の様式編に載せる予定です。皆様のご協力をよろしくお願いします。
○学校事務情報化検討部会
サイボウズ利用と財務端末利用に係る２つのマニュアルを作成しました。その２つのマニュアルについて、利用しての感想等についてアンケートを取り、新たに加える内容や変更が出てきた部分などを見直し、年度末には修正版を提示したいと考えています。
他の研究班（検討部会）の情報を伝える活動についての協議では、「文書事務について試行開始した学校や、財務事務について積極的に取り組んでいる学校の情報がほしい」、「備品台帳への登録作業における、詳しい操作マニュアルがあれば助かるのでは‥‥」などの話題が出ました。今後も各部会と連絡を取り合いながらすすめていきたいと考えています。
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