たむら事務研ちょっとニュース

第３回主題別研究会

　第３回主題別研究会も9月24日に開催されました。前回の研究会は7月でしたから、研究経過等に大きな進展はありません。研究班ごと資料を持ち寄り、また各校での実践状況などをもとに協議をすすめ、責任者を中心に年度末・第３年次のまとめに向けて取り組んでいるところです。
　今回はそれぞれの協議内容・進捗状況等を簡単にお伝えすることにします。

主題別研究・文書管理

　校外から入ってくる情報（主に文書）管理については、１・２年次の研究の中で行ったので、今年は校内で発生する情報（主に電子データ）をどのような形で管理すれば良いかということについて研究をすすめています。
　日毎に電子データは作成されているのに、校内サーバーがないため個々のパソコンの中に保管され共有化されていなかったり、サーバーがあっても共通する約束事が緩いため共有しにくい状況になっていたりするのが現状のようです。情報の共有化をすすめ効率的に活用しなければならない時代であるのにです。
　そこで、サーバー内のフォルダー体系を、文書分類表に沿ったものか校務分掌に沿ったものかを協議・検討しました。いずれも一長一短があり、学校の実情によって採られるものが異なってくるだろうと予測しています。
　こうした協議を踏まえながら、データの一元管理に向けて、ファイル名の付け方のルール作りやUSBメモリの適正な管理方法など出し合い、研究テーマ「望ましい文書情報管理のシステム化」のモデル案作成に向けて取り組んでいるところです。
［仲澤］

主題別研究中間報告・文書管理

研究テーマ：
望ましい文書情報管理のシステム化を目指して

　学校に届く文書情報は従来の紙メディアから、ＦＡＸ、電話そして電子メールとメディアが増えその量も年々増えてきています。それと共に文書のサイクル（収受－供覧－回答－保管）も短くなり、一つの文書に含まれる情報量も多くなるなど、従来の文書管理では限界がみられるようになりました。
　そこで、文書情報について再度学習し、田村市立小・中学校教育委員会文書取扱規程を参考にしながら、各学校の規程の定着化を図ることにしました。さらに電子データまで範囲を広め、どのように管理していくのが良いかを考え、システムとしてまとめることとしています。