研究テーマ：
望ましい文書情報管理のシステム化を目指して
学校に届く文書情報は従来の紙メディアから、ＦＡＸ、電話そして電子メールとメディアが増えその量も年々増えてきています。それと共に文書のサイクル（収受－供覧－回答－保管）も短くなり、一つの文書に含まれる情報量も多くなるなど、従来の文書管理では限界がみられるようになりました。
そこで、文書情報について再度学習し、田村市立小・中学校教育委員会文書取扱規程を参考にしながら、各学校の規程の定着化を図ることにしました。さらに電子データまで範囲を広め、どのように管理していくのが良いかを考え、システムとしてまとめることとしています。
２年次の本年度は次の３点について計画し、取り組みました。
(1)校内文書取扱規程の作製と自校化を図ること
・12校中８校に文書取扱規程が整理されていたので、内容の見直しと、
未整備なところは９月までに作成をした。
特に、田村市の取扱規程は他町の学校での整備を容易にしてくれた。
(2)各学校の文書分類表を見直し、標準案を作成し定着化を目指すこと
・12校中９校で文書分類表が既に整備されていた。
特に、田村市ではモデル案の作成が行われており、それを参考とする
ことができた。
学校規模や小・中学校という違いはあるが、標準案をもとに項目を
合わせるなどして弾力的に適用させることができることが分かった。
(3)校内で発生する情報をいかに整理・保管するか考え、方法をまとめること
・最終の主題別研修のコマの中で、各学校で工夫していることを紹介し
合うことができた。
特に、電子データの管理は難しく、校内組織の中で確立する必要性が
あるとした。ところが、システムが構築できても、全職員の共通理解
やルール遵守の徹底をしなければならないなど、新たな負担が生じる
ことも出された。
今年は主題別研修会の回数が少なかったため、次回までに宿題を行ってくるという形をとってきました。そのため、個々に進度を委ねる形になってしまいましたが、それでも着実に進んでくることができたのは、課題解決への意識が高いためであると思います。
さらに、主題別研修の際に、参加者全員が課題解決の進捗状況等を報告することで意欲の喚起に繋がったものと考えられます。
田村市内では文書取扱規程が施行されたため、それに従った文書分類表の作成を促し、定着化の支援を行ってきました。三春と小野のメンバーもほぼ同じ歩調で研究を進めることができました。
しかし、校内で発生する電子データや外部から届く電子データについては、やっと話し合いを始めたところです。次年度は最終年度ということで、電子データの管理・保管について研究を深め、望ましいシステムのモデル案を提示できるようにしていきたいと考えています。
［仲澤］
コメント