去る11月13日、第２回方部別事務職員研修会が開催されました。前回からわずか約１カ月、大きな変容はないのですが、田村市、小野町、三春町、各方部の様子を簡単にお伝えします。まずは田村市から。
○全体会・財務事務検討部会
田村市の方部別研究会は、教育委員会職員の方を交え、各検討部会に分かれて行われました。今回は、各手引きやマニュアルを使用してみての調査回答に基づき、各部会において検討がなされました。
財務事務検討部会では、寄せられた回答からまず改善すべき点や訂正箇所を洗い出しました。また、学校によって導入の仕方にばらつきが見られることから、教育委員会や校長会などを通し手引き使用についての働きかけを行う予定です。
様式については、ある程度の統一は必要だと思っています。今年度中に様式を提示できるよう検討していきます。
［安藤］
○文書事務検討部会
市内の学校を対象に行った事前調査をもとに協議しました。
21年１月施行に向け、現在各校で試行しているうえで気づいたことや問題点・疑問点が多数挙げられています。取扱規程・文書分類基準表・文書編さん基準について各学校によって捉え方が異なる場合があることなどからも、できるだけ早く統一する必要があると感じました。
また、ご指摘いただいた文書分類基準表・文書編さん基準表の誤記については、訂正や見直しを行いました。
施行するにあたり、ファイル購入予算の問題については、財政状況が厳しいこともあり、徐々に揃えていくのが良いのではないかとの意見も出ました。また、統一してほしいと要望のあった様式については、文書事務の手引（説明編・様式編）を現在作成中でありますので、もう少しお待ちいただきたいと思います。
なお、検討部会だけでは進められない為、市教委や校長会・教頭会で今後検討していただく形で原案の作成を進めていくことになりました。
［栁沼］
○学校備品管理検討部会
現在のところ、旧台帳から備品管理システムへの移行期間についての指示は出されていない状況ですが、入力作業の進度についてはある程度把握しておく必要があると考え、会員への調査を行いたいと考えています。
(1)入力作業の進捗状況
(2)旧台帳の種類
(3)データのバックアップの状況
(4)備品管理システムの操作について
の４点が調査項目に入る予定です。調査結果によっては部会を開催し、会員に向けて再度説明会を開催することも考えられます。
その他の協議事項として、旧台帳の取り扱い（保存期間等）については、市教委からの指示が必要であると考えています。また、併設幼稚園の備品管理についても、備品の種類が小中学校とは異なり、同じシステムを利用するのは難しいため、市教委で対応を協議してもらうことが望ましいと確認しました。
［紺野］
○就学援助事務検討部会
市教委担当者を交え、田村市学校事務検討・改善資料の調査で出された事項から話し合いが行われました。質問・要望事項は２点ありました。
１点目は、「過年度の未納金調べと、過年度の未納があった場合の対応について」の質問です。学校に調査をかけることは可能なので、対応としては保護者の承諾を得たほうがよいということでした。必要になる「承諾書」や「領収書」の様式を検討し、次年度中を目安に事務処理要領に掲載していきたいと考えています。
２点目は、「受給申請書に申請理由の記入例を入れてほしい」という要望です。記入例は事務処理要領に掲載するようにし、各学校で利用できるようにしたいと考えています。掲載する５～６例を市教委担当者に選んでいただくことにしました。
「就学援助費事務処理要領」ができて間もないところですが、「分かりやすい」「事務が進めやすくなった」など、概ね好評なご意見を伺って順調に事務が進んでいるように思われますが、さらなる定着を目指してよりよいものを作り上げていきたいと思います。
［本柳］
○学校事務情報化部会
学校事務情報化部会では、サイボウズ利用マニュアル・財務端末利用マニュアルを作成しました。
先日事務局で集約された、検討・改善資料の調査では、「伝票起票など今まで市教委に問い合わせていたことが、マニュアルで間に合うようになった」、「サイボウズを利用するのは、ほとんどが教頭と事務職員だが、照会文書の回答などは担当教員が行うこともあるので、マニュアルがあると助かる」などの感想をいただきました。
マニュアルを作成した後に変更が生じた点・新しく加わった内容については、更に確認・検討し、今後改めてお知らせしていくことになると思います。
また、他の部会との関わりとして、例えば文書処理をパソコンで行っている学校の紹介や、各学校から提供された参考事例などについて、学校事務情報化部会が窓口となって会員へ提供してくことも必要になってくるのではないか、と感じているところです。
今後、部会としてアンケートをとる予定ですが、その結果をもとに、マニュアルの内容や今後の部会の活動について、更に検討していきます。
［渡邊］
コメント