今回の方部別研究会は、前回からあまり期間がないなど各班ともそれほど進んでないことから、全体での協議の場とし、文書、備品、財務全般に渡っての意見交換という形ですすめました。
備品や財務事務については、新年度予算要求のすすめ方などが中心でしたが、文書事務については、前回の協議で一案として例示されたファイリングシステムの導入に関して、過去の実践例や町の運営状況などを交えながら、次のような観点で協議がすすめられました。
(1)町の文書管理のベースであるファイリングシステムの概要
(2)ファイルボックスとフォルダによる文書管理の取り組みから
(3)文書研究班・文書分類表作成との整合性と今後のすすめ方
(4)統合を踏まえての標準化と具体的な実践イメージの早期提示
(5)導入に当たっての予算措置等の課題
分類については、文書分類表＝保管ファイル一覧表が分かりやすいという考え方、事業や業務等の単位ごとにフォルダを作成して積み重ねた結果が校務分掌上望ましい分類になるという考え方、両面から検討していく必要があると思われます。
先行して取り組んでみたいという学校の具体的な状況を見ながら、また以前文書フォルダの利用をすすめた会員の経験も生かしながら、もう少し検討を加えて方向性を決めていきたいと考えています。
［橋本］
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